Projektmanagement mit Office Groups und dem Planner

Das mit der Käselagerung ist ja so eine Sache. Weichkäse möchte gerne nachreifen, Blauschimmelkäse hat es gerne feucht und den Gruyère soll man nach einer alten Tradition eng verpackt mit einem Zuckerwürfel lagern. Das allerdings hat seinen Grund (und gilt eigentlich für alle halbharten und harten Käse), weil der Zucker die Feuchtigkeit aufnimmt.

So hat man also im Keller bzw. Kühlschrank schöne Gruppen von Käse: Die noch reifen wollen, die es gerne feucht haben und die mit dem Zucker. Fast wie die Office Groups, die ihr Potenzial langsam entfalten (Käse eine Stunde vor Verzehr aus dem Kühlschrank nehmen!) und mit dem Planner eine sehr interessante Ergänzung finden.

Gruppen gibt es in Microsoft Office in vielen Varianten: in Outlook, in Skype, in Yammer. Office 365 Groups fassen diese Funktionalität jetzt zusammen. Einfach im Outlook Online eine neue Gruppe erstellen:

Create an Office Group

Create an Office Group

Zu der Gruppe kann ich nun Mitglieder hinzufügen, wobei mein Verzeichnis natürlich durchsucht wird:

Office Groups Add Member

In der neuen Gruppe werden wir nun auf unsere Möglichkeiten hingewiesen:

Office Group Collaboration Documents Calendar

##Unterhaltungen
Gruppenunterhaltungen geben mir die Möglichkeit, einen fokussierten Arbeitsbereich für ein Team zu haben. Im Kern bedeutet dies, dass Diskussionen in einer outlookartigen Inbox dargestellt werden, aber sonst nichts (sodass ich fokussieren kann). Ich kann allerdings die Gruppenunterhaltungen auch in meiner normalen Outlook-Inbox empfangen. So sieht der fokussierte Arbeitsbereich aus:

Office Groups Collaboration

##Dokumente
Klickt man auf Dokumente (Files, geht am besten über Browse Groups), wird eine Dokumentenbibliothek erstellt:

Office Groups Documents

Im Prinzip ist es eine einfache Bibliothek, allerdings eng in die Gruppenstruktur integriert. So kann ich mit nur einem Klick zu den Unterhaltungen, zum Kalender oder sogar zu meiner Inbox wechseln:

Office Groups Documents Inbox

Selbstredend haben alle Gruppenmitglieder Zugriff auf die Dokumente. Diese werden via OneDrive for Business bereitgestellt.

##Kalender
In dem Kalender kann ich Gruppenevents einfach erfassen. Die Integration mit einem On-Premise-Outlook ist gut gelöst: Sobald ich nicht in der Cloud arbeite (aber meine Mailbox dort liegt) wandern die Einladungen in meine normale Inbox. Generell ist es wie auch Dokumente oder Unterhaltungen sehr gut mit Outlook integriert:

Office Groups Calendar

Generell kann ich Gruppen in einem öffentlichen (jeder kann sich einklinken) oder privaten (geschlossene Benutzergruppe) Modus betreiben. Grosser Vorteil ist neben der Organisation die enge Verzahnung mit Outlook. Es gibt auch Mobile Apps für Windows Phone, iOS und Android. So sieht es z.B. unter iOS aus:

Office Groups iOS

Office Groups iOS

Welche App was kann, hat Microsoft in einer schönen Übersichts-Matrix bereitgestellt.

Integration mit dem Office Planner

Falls Sie zu den Glücklichen gehören, deren Tenant schon für den Planer freigeschaltet wurde (https://tasks.office.com/), können Sie diesen aufrufen und die Gruppen mit dem Planner integrieren:

Office Groups Office Planner

Der Planner ist eines von den Next Generation Portals, ein vereinfachtes Projektplanungs-Tool. Es ist sehr eng mit den Gruppen integriert, konkret wird für jedes neue Projekt gleich eine Gruppe angelegt:

Office Groups Office Planner Create Group

Office Groups Office Planner Create Group

Office Groups Office Planner Create Group

Dann bekomme ich zu den Groups hinzu noch ein Planungs- und ToDo-Management-Tool. Dazu später mehr, wenn es auch in unserem Tenant aufgeschaltet ist.

Bis dahin schaue ich, wie es dem Zucker geht. Wenn der nämlich geschmolzen ist, muss man ihn durch einen neuen ersetzen. Sonst funktioniert der Feuchtigkeitsausgleich nicht mehr.

Hinterlassen Sie eine Antwort