Best Practices für das Office-365-Video-Portal

Office 365 Video ist eine Video-Portal-Lösung, die den Benutzern erlaubt, Videoinhalte zu konsumieren, zu verwalten und zu teilen – ähnlich wie in YouTube. Die Videos sind in SharePoint Online abgelegt und werden auch von dort aufgerufen.

Das Office 365 Video Portal verwaltet auch die Meatadaten und die Suche der Videos. Die technische Lieferung der Medieninhalte wie Transcoding, Thumbnails und sicheres Streamen wird über die Azure Media Services abgewickelt. Azure Media Services lösen keine zusätzlichen Kosten aus. Nur die SharePoint-Online-Datenkapazität könnte einen Einfluss auf die monatliche Subscription haben.

Office 365 Video wird es für folgende Lizenzpläne geben: E1, E3, E4, A2 (Edu), A3 und A4.

Office 365 Video auf dem Office 365 Tenant aktivieren

Um Office 365 Video zu aktivieren, muss man zuerst das «First Release»-Feature auf dem Office 365 Admin Portal aktivieren.

Office 365 Tenant aktivieren

Ansicht von Office 365 Video Portal im Launchpad

Office 365 Video verwenden und verwalten

Videos sind im Office 365 Video Portal verfügbar.  Man erreicht das eigene Videoportal auch über das Launchpad.

Office 365 Video Portal Channel hinzufügen

Auf dem Office 365 Video Portal können Videos mit verschiedenen Kategorien in Channels organisiert werden. Channels haben Videos mit einem bestimmten Inhalt oder Betreff. Weiterhin können Channels für verschiedene Abteilungen dediziert werden.

Einen Channel zu eröffnen ist ganz einfach. Auf dem Office 365 Video Portal «Channels» anwählen, dann auf «New Channel» klicken:

Office 365 Video: neuer Channel starten

Nun einen Namen und eine Farbe für den Channel auswählen.

Office 365 Video: neuer Channel starten

Die Eröffnung des Channels dauert in der Regel nicht länger als 5 Minuten. Nachdem der Channel erstellt wurde, können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Einfach «Manage Settings» anwählen.

Office 365 Video: neuer Channel starten

Weiterhin können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für den Channel definiert werden.

Office 365 Video: Zugriffsrechte und Bearbeitung

Man kann auch entscheiden, welche Videos des Channels zum Spotlight gehören (hervorgehoben).

Office 365 Video: Spotlight Videos

Office 365 Video: Spotlight Channels

Videos hochladen, anschauen, teilen und suchen

Sobald ein Channel erstellt wurde, können Videos hochgeladen werden. Im Moment können nur Videos von der lokalen Festplatte hochgeladen werden. Man kann auch mehrere Videos auf einmal hochladen. Hierzu ganz einfach mehrere Videos im Explorer anwählen und per Drag & Drop hochladen.

Office 365 Video: Video Upload

Nachdem das Video hochgeladen wurde, findet das Transcoding statt. Die dafür benötigte Zeit hängt stark vom Format und der Grösse des Videos ab. Leider gibt es keine genaue Statusanzeige, die den Fortschritt des Transcodingprozesses zeigt.

Office 365 Video: Video Upload

Office 365 Video: Video Upload

Bei meinem Beispielvideo von 25 MB dauerte das Transcoding ca. 2 Minuten. Videoplayer basierend auf Flash, HTML5 wird noch nicht unterstützt.

Office 365 Video: Video Player mit Flash

Office 365 Video: Video Player mit Flash

Man kann sogar Yammer-Konversationen als Teil eines Videos einbetten. Die Konversation kann rechts neben jedem Video eingeblendet werden. Videos können auch einfach in einem Yammer-Feed geteilt werden.

Office 365 Video: Yammer Feed

Das Suchen von Videos funktioniert, je nachdem, wo die Suche gestartet wurde, etwas anders. Vom Video-Portal aus liefert die Suche eine eigene Resultatsseite.

Office 365 Video: Suche

Wenn die Suche von einer «normalen» SiteCollection aus aufgerufen wird, erhält man eine Standard-Suchresultatsseite.

Office 365 Video: Suchresultate

Über die «Bearbeiten»-Funktion können Videos auch gelöscht werden.

Office 365 Video: Video löschen

Im Moment können die Videos nur im Portal angeschaut werden. Ich hoffe, dass mal eine separate Mobile App erstellt wird, mit der man die Videos bequem konsumieren kann. Die angeschauten Videos werden auch durch Delve wieder auffindbar gemacht. Dadurch werden populäre Videos automatisch mit den Mitarbeitern des Unternehmens geteilt.

Office 365 Video: Profilansicht

Technische Details  des Office 365 Video Portals

Office 365 Video arbeitet mit Channels. Jeder Channel ist eigentlich eine SharePoint Site Collection. Das heisst je mehr Channels man erstellt, desto höher wird der Wartungsaufwand des SharePoint Tenants. Diese Channels verbrauchen natürlich auch vom generellen Storage Quota des Tenants. Natürlich kann man alle Channels innerhalb der SharePoint Online Adminkonsole einsehen:

Office 365 Video: SharePoint Online Admin Konsole

Man kann auf die verschiedenen Video Portal SiteCollections wie auf normale SCs zugreifen. Unter jedem Channel hat man eine Channel-Liste, die die Channel Settings und Spotlight Videos auffangen:

Office 365 Video: Channel Settings

Die Videos sind in jedem Channel in der Video-Bibliothek gespeichert:

Office 365 Video: Video-Bibliothek

Wenn man sich die Storage Metrics anschaut, kann man sehen, dass die Videos Speicherplatz von der generellen Quota beziehen:

Office 365 Video: Speicherplatz

Mit Hilfe von PowerShell kann man die SiteCollection-Eigenschaften einsehen und verwalten.

Office 365 Video: SiteCollection-Eigenschaften

Die SiteCollection ist anhand einer POINTPUBLISHINGTOPIC-Vorlage erstellt. Dies ist eine eigene Seitenvorlage, die es zurzeit nur in SharePoint Online gibt.

Unterstützte Codecs sind von Azure Media Services vorgegeben. Grundsätzlich sind dies H.264, MPEG-1, MPEG-2 und MPEG4 als auch Windows Media Video Formate.

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